Una Reflexión de Gestión de Procesos

Les quiero compartir este interesante análisis sobre unos de mis temas de mayor interés: Gestión de Procesos. Les va a gustar mucho. Gracias Iván 😊

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Tiempo atrás conversaba con un amigo acerca de uno de sus tantos problemas en el trabajo. Alegaba porque las personas no hacían caso, y esto a pesar de haberse entregado las instrucciones en el grupo de WhatsApp. Incluso, para asegurarse que la información había sido leída, me decía que solicitaba que se respondiera con un «ok» al mensaje enviado. Hasta me mostró como podía ver en el grupo de WhatsApp la «última conexión» de cada persona, para así saber quién había leído o no la información.

El desahogo de mi amigo muestra algo que ocurre mucho más de lo que parece dentro de las organizaciones: la ilusión de que «informar algo» equivale a «incorporar de manera estable la práctica en la operación».

Comunicar algo no necesariamente significa que ese conocimiento se haya internalizado en el quehacer organizacional. De ahí que existan industrias que entienden que las prácticas necesitan repetición y presencia constante para instalarse. Un ejemplo de esto lo encontramos en las charlas de seguridad al inicio de la jornada laboral.

En este ámbito la gestión de procesos puede aportar bastante más de lo que a veces se cree. Dado que cuando una organización logra sacar a la luz sus procesos y darles público conocimiento, las personas ya no dependen solamente de la memoria, de comunicados antiguos o de «cómo alguien les explicó una vez que debía hacerse». Los procedimientos documentados dejan de ser algo formal y comienzan a transformarse en una herramienta cotidiana que facilita operación: al favorecer la repetición; generar un lenguaje común; acceder a comprender como se espera que se ejecute una actividad y a estabilizar las prácticas.

¿Cómo se logra aquello? Con un procedimiento integrado a la operación, disponible en el entorno, que pueda ser revisado por las personas cuando se necesite, literalmente «bajo el brazo». Y no con un documento archivado para auditorías, un PDF olvidado en una carpeta en la intranet, ni mucho menos con un mensaje perdido en WhatsApp que compite con cientos de otros.

Las organizaciones no cambian solamente cuando se comunica algo. Cambian cuando nuevas formas de hacer las cosas logran instalarse, mantenerse visibles y convertirse en parte de la operación cotidiana.

¿Qué les parece?

Saludos cordiales

Iván Garay Pagliai

Facilitador | Gestión de Procesos | Diversidad e Inclusión | Derecho Público y Humanos | NCh3262, Ley de Conciliación y Karin | Auditor Líder en SIG | Relator | Profesional de la Administración Gubernamental