¿Qué significa certificar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) por la norma ISO 9001 y su relación con la Gestión de Procesos? – Parte 3

Les comparto la tercera y última parte de nuestro Colaborador José Luis Ruminot Acevedo “Especialista en Gestión Integrada del Desempeño de Procesos, Personas y Sistemas”. Las dos partes anteriores están disponibles en el mismo Blog.

Imagen creada con Gemini Pro usando el Prompt: Genera una imagen que represente este concepto: "¿Qué significa certificar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) por la norma ISO 9001 y su relación con la Gestión de Procesos?"

1. Implementar el SGC – Capítulo 8: Operar el SGC - Subcapítulo 8.4: Controlar Procesos, Productos y Servicios Externos.

• La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos. Debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente cuando los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización; son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización; un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización.

• La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos.

• La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones.

• La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

• La organización debe asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad; definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las salidas resultantes; tener en consideración el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; tener en consideración la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo; determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.

• La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo. La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para los procesos, productos y servicios a proporcionar; la aprobación de productos y servicios; métodos, procesos y equipos; la liberación de productos y servicios; la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas; las interacciones del proveedor externo con la organización; el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización; las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.

2. Mejorar el SGC – Capítulo 10: Gestionar Mejora del SGC - Subcapítulo 10.3: Gestionar Mejora Continua.

• La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad.

• La organización debe considerar los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua.

¿Cuáles son los principales cambios a la norma con la versión ISO 9001:2026?

La publicación oficial se prevé para el segundo semestre de 2026, iniciando un período de transición de 3 años para las empresas ya certificadas. No introduce grandes cambios estructurales, pero se plantea como una respuesta para adaptar el SGC a los nuevos entornos empresariales globales.

Los cambios y énfasis más relevantes son los siguientes:

· Cultura de Calidad y Liderazgo Ético: Se refuerza el rol de la alta dirección. El nuevo requisito exige promover un comportamiento ético, integridad y una sólida cultura de calidad en toda la organización.

· Integración del Cambio Climático: Los requisitos sobre el cambio climático se integran de manera formal en la norma, obligando a las empresas a evaluar si este factor es relevante para su contexto y partes interesadas.

· Enfoque en Riesgos y Oportunidades: Se desglosan con mayor claridad los requisitos para distinguir las acciones frente a riesgos y el aprovechamiento de oportunidades, buscando separar ambos conceptos para facilitar su aplicación.

· Digitalización y Tecnologías Emergentes: Se añade orientación sobre la gestión de nuevas tecnologías (IA, IoT, etc.), validación de software utilizado en monitoreo, y el aseguramiento de la integridad, trazabilidad y ciberseguridad de los datos.

· Resiliencia de la Cadena de Suministro: Se amplían los criterios para evaluar a los proveedores, enfocándose más en la resiliencia, continuidad operativa y sostenibilidad (ESG) ante posibles disrupciones globales.

¿Cómo gestionar los procesos del SGC?

Se deben gestionar los procesos del SGC, para dar cumplimiento a todos los requisitos de la norma ISO 9001.

Se debe evitar que el objetivo del proyecto sea: “Dar cumplimiento…… cumplo, ¡pero miento...!” o “Gasto lo mínimo, para certificarme y luego me olvido.!”

Debemos recordar que la gestión de procesos es una poderosa herramienta para mejorar la productividad de las personas y de las organizaciones.

Debemos recordar que un proceso es un conjunto interrelacionado de actividades que son ejecutadas por una o más personas, que utilizan recursos y que mediante su transformación producen un resultado específico (producto o servicio).

Los procesos en una organización representan el hacer organizado, con objetivos específicos y que agregan valor al cliente, directa o indirectamente.

La importancia de los procesos en una organización se deduce a partir de los siguientes razonamientos:

· Toda organización tiene una Misión, una razón de ser, un para qué existe actualmente. La misión debe ser una declaración clara y precisa que describa a qué se dedica actualmente la organización, aunque también podría incluir alguna componente que se derive de la visión. Recordemos que la visión es el estado o condición que la organización quiere alcanzar en el futuro.

· El cumplimiento de la Misión de una organización se logra mediante la ejecución de todos sus procesos. Dicho de otra forma, será mediante la adecuada ejecución de sus procesos que una organización logra cumplir con su misión.

· La misión de una organización se logra cumplir adecuadamente, cuando todos sus procesos cumplen con su(s) objetivo(s) específico(s).

Podemos decir por tanto que, la adecuada ejecución de los procesos en una organización; le permitirá cumplir con sus objetivos y éstos a su vez le permitirán cumplir con su misión.

Procesos -> Objetivos -> Misión

El Dr. Juan Bravo Carrasco (Chile, 2014) clasifica los procesos de una organización, en las siguientes 3 categorías:

· Procesos de la Estrategia: Son aquellos procesos necesarios para dirigir a la organización hacia la consecución de sus objetivos.

· Procesos de la Misión: Son aquellos procesos necesarios para generar los servicios o productos que ofrece la organización (cumplir la misión).

· Procesos de Apoyo: Son aquellos procesos necesarios para que la organización pueda ejecutar adecuadamente tanto sus procesos de la estrategia como los de la misión.

Los procesos multifuncionales y el cambio de paradigma en la gestión organizacional:

· Los procesos son en su mayoría multifuncionales, especialmente los procesos críticos, es decir que participan en su ejecución personas de distintas áreas funcionales.

· Por tanto, los procesos son transversales a las áreas funcionales en una organización.

· Esto obliga a que las organizaciones se concentren en los procesos y no en las funciones de cada área.

· La gestión por procesos rompe con las barreras de las áreas funcionales.

· La gestión por procesos se ubica así en el centro neurálgico de la gestión de las organizaciones orientadas al cliente (efectivas) y con altos niveles de productividad (eficientes).

Basado en mi experiencia personal asesorando a diversas organizaciones a implementar la gestión de sus procesos, ésta disciplina debería seguir el siguiente ciclo:

Los objetivos de la gestión de procesos en una organización deberían ser los siguientes:

· Maximizar la Productividad de los Procesos y por ende de la Organización, especialmente aquellos procesos que forman la cadena de valor.

· Maximizar el valor agregado al cliente y cumpliendo con las restricciones de las demás partes interesadas.

· Modelar y documentar los Procesos con la participación de todos, para así desempeñarse con una visión de conjunto y de pertenencia.

· Controlar los Procesos. Medir su desempeño para mejorarlos midiendo su impacto.

Excelente cierre, ¿verdad?

Si quieren contactar a José Luis lo pueden hacer en su LinkedIn: linkedin.com/in/josé-luis-ruminot-acevedo-749ba626

Saludos cordiales

Profesor Gerardo Cerda Neumann

Editor del Blog de la Comunidad