El año 2014 me pidieron que dictara una capacitación a un grupo de Profesionales de una empresa concesionaria de autopistas en Santiago. Para esto me coordiné con un colega y amigo que ya tenía experiencia en el uso de BPMN (Business Process Management Notation) nomenclatura que era obligación utilizar.
Por ese entonces yo trabajaba con Gestión de Procesos pero desde los planteamientos de nuestro Colaborador Juan Bravo Carrasco (les dejo un Link al comentario que hice de sus planteamientos en este mismo Blog: https://www.gestionenti.com/post/gestión-de-procesos-un-conjunto-de-ideas-muy-poderosas además de un Webinar que realicé donde hago una detallada y extensa explicación de los mismos basada en su libro: https://www.youtube.com/watch?v=tOw0LaJU5MM&ab_channel=GestionEnTI).
Cabe destacar que esa capacitación fue todo un éxito, sobre todo por los aportes de mi colega, ya que a los participantes les quedó muy claro el origen, conceptos y aplicación de la Gestión de Procesos.
A mi me correspondió la presentación de dichos conceptos iniciales, cosa que hice utilizando una simple pizarra. La imagen de lo que escribí ese día la incluyo a continuación:
De lo mostrado quisiera destacar lo siguiente ya que corresponde a mi visión del tema.
1. Las organizaciones (TODAS) no son más que una suma de Procesos, tal como lo señalaron a principios de los años 90 los autores: Hammer y Champy a quienes vemos en esta imagen de época.
2. En los Procesos de Negocio participan distintos estamentos de la organización. De ahí la dificultad para definirlos y coordinarlos ya que en general no hay un Dueño de Proceso. Esto último constituye un error porque resulta difícil de que las personas se coordinen entre sí al sentir cada uno de los participantes que “ya hizo su parte”. Lo anterior provoca que cueste que exista una mirada integradora del Proceso y solo existen visiones parciales de él. También genera el convencimiento de TODOS los participantes de que si el Proceso se atrasa es “culpa de los otros” ya que nosotros “cumplimos oportunamente”. Lo divertido de esta situación es que se puede entrevistar a los involucrados en el Proceso y todos estarían dispuestos a “jurar sobre la Biblia” de que los equivocados son los “otros”.
3. Un Dueño de Proceso, algo necesario como se ha visto, debe ser una persona que tenga el PODER para que el proceso se cumpla. Si no es así entonces en realidad el NO ES el Dueño sino que se ha producido una PSEUDO DELEGACIÓN.
Consejo Práctico: cuando le asignen un Proceso, analícelo antes de aceptarlo formalmente. A partir de ese análisis podrá concluir si realmente es el Dueño del Proceso o no y si este tiene los recursos y el personal adecuado/suficiente para que funcione.
Si se da cuenta de que no se cumple lo anterior debe informar de INMEDIATO para que le asignen los recursos y/o el personal. Si esto no se produce entonces tiene la argumentación necesaria para NO ACEPTAR el Proceso. Eso sí, este proceso de análisis lo debe realizar de inmediato, apenas le informen su nuevo Proceso.
4. Los Procesos de Negocio deben hacer un REAL APORTE tanto a la Misión como a la Visión de la organización. Esto generalmente se produce cuando dichos procesos están en sintonía con la Estrategia de la organización. Si esto no se cumple en la práctica dejarán de ser un Proceso ya que estos se caracterizan por aportar VALOR a la organización. Sería como tener un automóvil, muy bonito y cómodo pero que no es capaz de moverse. En la práctica no es un automóvil.
Cabe preguntarse, ¿por qué se definió un Proceso que no aporta valor? Por muchas razones. La principal es que en realidad apareció en forma casi espontánea propuesta por alguien con poder pero que no se tomó el tiempo para analizar cuál era el aporte de dicho pseudo Proceso. Esto se puede deber a la negligencia o ignorancia de los conceptos tratados en este comentario.
Comentario importante: un Informático DEBE conocer y entender la Estrategia de la organización. De lo contrario le será muy difícil ser un REAL APORTE a la organización.
5. Con el tiempo será necesario hacer ajustes al Proceso para que siga siendo vigente y de esa manera realice el aporte que se espera de él. Cuando este ajuste es demasiado importante se habla de REDISEÑO de Procesos de Negocio, algo que desarrollan Hammer y Champy en su excelente libro de 1993, el que aún se vende.
Es importante destacar que el libro tuvo mucha influencia en los años 90 sobre cómo modificar y adaptar los Procesos de Negocio dando inicio a una larguísima serie de textos que desarrollaban el tema.
Como se puede ver, el concepto de Proceso de Negocio, sigue estando vigente y es de gran utilidad conocerlo y aplicarlo.
Para terminar este comentario quisiera destacar que las SOLUCIONES que construimos nosotros como Informáticos se deben implementar en el contexto de Procesos de Negocios buscando que sean un real aporte para ellos. Si lo logramos, entonces estamos realmente cumpliendo nuestra labor profesional, esta es: ayudar a que las organizaciones funcionen cada vez mejor.