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Primera Aproximación al Método Kanban

Seguramente más de alguien que lea el título pensará: ¿pero si Kanban es un tablero … o no? También, pero existe el Método Kanban que ha entrado con mucha fuerza en el mundo de la agilidad. Los invito a conocerlo brevemente.

Fuente: portada del excelente libro Kanban, Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología de David J. Anderson publicado el año 2010.


Mi primera aproximación formal a este método fue la invitación debido al Metodólogo Agilista, Agustín Villena quien me invitó a participar en septiembre pasado en una capacitación dictada por la Academia Ágil de Chile (https://academiaagil.com/). En esa ocasión y guiados por las excelentes presentaciones de Alejandro Vidal, un grupo de 6 personas aprendimos a usarlo.


Antes de compartir un breve resumen del método quiero mencionar que me sorprendió mucho escuchar de parte de todos los participantes lo complejo que se les había hecho trabajar con Scrum. Como saben quienes siguen los contenidos que publicamos en la Comunidad ese marco de trabajo lo hemos ido desarrollando desde hace un tiempo debido a la necesidad de difusión de técnicas ágiles.


Entonces, ¿Scrum ya no sirve? Claro que sirve, pero como todas las técnicas tiene sus puntos fuertes y débiles. Todos los comentarios coincidían en que se hacía muy estresante cerrar los Sprints (ciclos) ya que no es trivial lograr cumplir con todas las tareas sin que se produzcan “trabas” en su resolución. Debo confesar que es justamente la mayor dificultad que le veo a sacar provecho a Scrum ya que se necesita un tiempo, a veces prolongado, para que los Equipos logren un buen ritmo de avance y rendimiento.


La pregunta es, ¿por qué se ve a Kanban como una posible solución de esta situación?


Bueno porque el método Kanban es una metodología de gestión de procesos que se enfoca en la visualización del flujo de trabajo y la limitación del trabajo en progreso (WIP, por sus siglas en inglés) para aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de espera.


Si bien el método se originó en la industria manufacturera japonesa como parte del sistema de producción Toyota, ha encontrado aplicaciones en una amplia variedad de sectores, incluyendo software, marketing y servicios profesionales.


Lógicamente la implementación del método significa la creación de un tablero Kanban que muestra el flujo de trabajo y las tareas que deben ser completadas. El tablero se divide en columnas que representan los estados del proceso y se utilizan tarjetas para representar las tareas. Cada tarjeta se mueve a través del tablero a medida que progresa en el proceso.


Lo interesante del método es justamente que es posible detectar “trabas” y coordinar al equipo para superarlas, produciendo de esta manera un avance más consistente.


La limitación del WIP es un aspecto fundamental del método Kanban. Esto significa que se establece un tope en la cantidad de tareas que se pueden tener en cada etapa del proceso en cualquier momento dado. Esta limitación ayuda a evitar la sobrecarga del equipo y a mantener el flujo de trabajo constante.


Este punto mencionado es fundamental para bajar el stress en los Equipos.


El método Kanban también fomenta la colaboración del equipo y la mejora continua. Al visualizar el flujo de trabajo y las tareas, los miembros del equipo pueden identificar rápidamente los cuellos de botella y los problemas en el proceso. A medida que se identifican estos problemas, se implementan cambios para mejorar el proceso y aumentar la eficiencia.


En resumen, el método Kanban es una metodología de gestión de procesos que se enfoca en la visualización del flujo de trabajo, la limitación del WIP y la mejora continua. Al implementar el método, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir el tiempo de espera y fomentar la colaboración del equipo.


Lógicamente también tiene sus defectos o exigencias y entre ellos es posible destacar lo difícil que resulta a veces tener el Tablero Kanban actualizado. Este proceso puede generar también un nivel alto de stress.


En resumen entonces las seis principales prácticas de Kanban según https://economia3.com/metodo-kanban/ son:


1.- Visualizar el flujo de trabajo: mostrar el trabajo en un tablero Kanban para que todo el mundo pueda ver en qué se está trabajando, quién está trabajando en ello y cuándo terminará.


2.- Limitar el trabajo en curso (WIP): limitar el número de tareas en las que se está trabajando en un momento dado. De esta manera, se evitará que una persona quede enterrada bajo demasiado flujo de trabajo inconcluso.


3.- Gestionar el flujo: se debe gestionar el flujo de trabajo a través de los diferentes procesos de producción, manteniendo un ritmo sostenible. En otras palabras, se debe gestionar el trabajo que se realiza y no a las personas que lo realizan.


4.- Explicar las políticas del proceso: se debe garantizar que todo el mundo conoce las políticas establecidas para gestionar los retrasos u otros problemas que surjan durante el flujo del proceso. Es decir, cada quien debe saber qué hacer en caso de presentarse algún problema.


5.- Aplicar bucles de retroalimentación (“feedback”): se debe mantener un flujo constante de comunicación y retroalimentación con el equipo y clientes. Esto le permite a la empresa conocer de primera mano información sobre el desarrollo de los procesos y sus resultados.


6.- Mejorar a través de la colaboración: la colaboración es una excelente herramienta para la mejora continua y el método Kanban, se basa en mejorar continuamente. Esto quiere decir, que puede funcionar junto con otros sistemas de desarrollo de procesos.


Para terminar les comparto esta comparación entre Kanban y Scrum para que sea más fácil su aproximación, según https://blog.trello.com/es/metodologia-kanban:

Por último los invito a compartir sus experiencias con Scrum y si les ha ocurrido lo que describieron mis compañeros en la capacitación. También es muy interesante si tienen alguna experiencia ya con Kanban que quieran dar a conocer.

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