En general uno de los mayores enemigos de la productividad es lo que se conoce generalmente como "las reuniones eternas". Esto quiere decir que se empiezan reuniones sin tener claro ni el objetivo ni la duración de las mismas.
Sin caer en la exageración de usar un reloj control para estas reuniones sugiero la aplicación del concepto ágil de "Time Boxing" o caja de tiempo.
Este consiste en: asignar un tiempo conocido a las actividades que se van a realizar. Una de las más conocidas es la llamada Daily Meeting o reunión diaria de 15 minutos que permite realizar en ese tiempo una coordinación del trabajo en desarrollo.
Es decir, toda reunión debe tener un máximo temporal y de recursos asignados. Esta sencilla idea permite aumentar la productividad.
¿Cómo se puede aplicar este concepto?
Muy simple:
1. Analice la actividad y determine el esfuerzo de tiempo necesario para el objetivo que se busca.
2. Informe a los participantes de la reunión tanto el objetivo como el tiempo asignado.
3. Haga el esfuerzo de que la reunión no dure más del tiempo convenido.
4. Analice si se cumplió el objetivo en el tiempo definido. Ajuste la estimación de esfuerzo en función del análisis.
Esto genera un círculo virtuoso en el equipo de trabajo que hace aumentar el éxito de los proyectos.
Si se utiliza Scrum, inconscientemente se ocupa el “Time Boxing”, ya que toda reunión debe tener un tiempo máximo, conocido y que no debe superarse. Por esta razón los Sprints pueden ser considerados un “Time Boxing”, ya que tienen una fecha tope que no debe superarse.
De hecho este concepto es tan poderoso que se han creado técnicas orientadas a aumentar la productividad basadas en él. Una de las más conocidas es la llamada "Técnica Pomodoro" (llamada así "por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica, el italiano Francesco Cirillo, cuando era un estudiante universitario" (https://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_Pomodoro)) que divide el trabajo en bloques de 25 minutos más 5 de descanso. El autor Darío Palminio lo explica muy bien en su libro "Scrum en Ingeniería de Software", página 167:
"Se usa ’Pomodoro’ como una técnica de gestión del tiempo y se basa en la hipótesis de que las pausas frecuentes en el trabajo pueden mejorar la agilidad mental. Por este motivo, la técnica consiste en dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos (time-boxing) de 25 minutos (llamados ’pomodoros’) separados por descansos. Los primero tres descansos son de 5 minutos y el descanso después del cuarto pomodoro es de 15 minutos, para luego repetir la secuencia en forma cíclica. Durante el intervalo pomodoro el trabajo debe ser focalizado, por lo que no se deben admitir distracciones o trabajos ajenos al trabajo principal. Esta es una técnica útil en el desarrollo ágil y en la programación en pareja (pair programming) además de otros contextos de trabajo".
Agradeceré comentar las experiencias en el resultado de la aplicación de este concepto usando el espacio habilitado.