Todos hemos escuchado sobre la gestión del tiempo y/o utilizado alguna aplicación de lista de tareas (o to do’s), recordatorios para no olvidar algo, incluso hasta amarrarse una lana en el dedo para no olvidar algo importante. Estas simples técnicas no son más que trucos que usamos para que nuestra mente no se sature con tantas cosas que tenemos que hacer en el día.
Pues bien, David Allen, un reconocido consultor e instructor sobre productividad laboral, creó un método de productividad personal el año 2001 al cual llamó “Getting Things Done” (GTD) que quiere decir “consigue hacer cosas”. Este método se basa en el principio de utilizar una memoria externa para almacenar todo aquello que observamos y que podría ser importante para nosotros, antes de que nuestro cerebro se sature y colapse con tanta información y comience a olvidar.
GTD pretende, con una simple receta, lograr llegar desde la identificación de ideas o “cosas”, hasta organizarlas y determinar cómo y cuándo poder hacerlas, de acuerdo a su relevancia y capacidad humana que tengamos para realizar.
A continuación explicaré sencillamente cómo funciona esta receta.
Paso 1: Captura
Todos los días, especialmente en la mañana (mientras estés fresco y sin sobrecarga cerebral), haz una lista de cosas que crees que debas hacer: hacer una llamada telefónica, responder un correo electrónico, preparar un reporte para tu jefe, ir a comprar comida para el gato, etc. Lo importante de esto es que debes registrar todo lo que se te venga a la cabeza con el objeto de “descargarla” de la presión de recordar una lista tan larga.
Para que esta captura funcione, debes de registrar todo lo que creas que está incompleto en tu universo. Y cuando digo todo es TODO. De esa forma, podrás tener un contexto completo de lo que significará para tí realizar el esfuerzo de resolverlo.
Paso 2: Aclarar
Una vez que tienes todo registrado, debes comenzar a aclararlo y decidir qué hacer con cada cosa que anotaste. Pues bien, aquí es donde entra GTD, ya que lo primero que preguntamos sobre cada entrada es ¿Es realizable?
Si la respuesta es “NO”, esto puede ser porque no depende de uno, es algo que no se controla o simplemente no tiene ninguna acción posible en el momento para realizar. En tal caso, se debe decidir qué hacer con ella, en la cual existen tres posibles salidas:
Tirarla a la basura, ya que no hay ninguna razón para recordarla.
Incubarla para que algún día o tal vez puedas hacer algo.
Referenciarla, que es muy similar a tirarla a la basura, pero solo por si alguna vez sirva de algo recordarla.
Con esto, de seguro podrás haber descansado de muchas cosas que creías que podías hacer, pero ahora te das cuenta de que no.
Ahora bien, si la respuesta es “SÍ”, entonces debes preguntar si puedes hacerlo en un solo paso, ya que la idea es que las cosas realizables lo sean como si fuesen tareas. Si no se puede hacer en un solo paso, entonces estamos hablando de un “Proyecto” y se debe clasificar como tal, para luego encontrar las “cosas” que pertenecen al proyecto, las cuales pueden estar en la lista.
Paso 3. Organizar
Hasta aquí tenemos todas las actividades que podríamos realizar nosotros, o con ayuda de alguien más, pero no sabemos cómo clasificarlas. En este caso GTD nos apoya en la decisión de la siguiente manera.
Lo primero es preguntar si la tarea se puede hacer en menos de dos minutos. Si la respuesta es “SÍ”, entonces no hay que esperar y se debe realizar de inmediato. Lo importante aquí es nuevamente “descargar” nuestra mente de cosas realmente pequeñas, es decir, que las hemos dejado de lado simplemente porque estamos tan ocupados en temas grandes que quedan relegadas.
En caso que la tarea no se pueda realizar en menos de dos minutos, entonces solo puede haber dos acciones posibles: programar o delegar.
Si la tarea no la puedes realizar, entonces solo delégala. Para ello, debes crear una tarea “Esperando por…” que es lo que debes realizar, y no olvides de registrar quién debe realizar y cuándo debe entregarla, porque para tí sigue siendo importante (no es que te desligues).
Por otro lado, si la tarea la debes realizar tú, entonces debe definir cuándo realizarla. Si la tarea tiene una fecha de término (es decir, debes entregar algo en cierta fecha específica), ponla en tu calendario para que no la olvides, ya que en algún momento debes evaluar el esfuerzo de realizarla. Si la fecha no tiene término, ponla como una tarea “por hacer”, agregándole un contexto (en el trabajo, en la casa, etc) y la vas revisando cuándo estés en dicho contexto.
Paso 4: Reflexionar
Fíjate que lo importante es que has definido tus prioridades en base a un conjunto de reglas. Por lo tanto ya tienes diferentes listas de cosas:
Lo Antes Posible: donde están todas tus tareas que no tienen una fecha definida.
Agenda: donde están todas tus tareas que tienen una fecha definida.
En Espera: donde están todas tus tareas que fueron delegadas y esperas por ellas.
Incubadas: donde están todas tus tareas que tal vez las realices algún día.
De Referencia: donde están todas tus tareas que, eventualmente, sirvan.
Entonces aquí es donde viene la regla de oro: revisar regularmente tus listas para mantener siempre un alcance y por supuesto no olvidar que puede ser dinámico.
Lo sugerido es que día a día se revisen las tareas de las listas “Lo Antes Posible” y las de la “Agenda” ya que son las que finalmente debe realizar. Las otras listas no debes dejar de revisarlas periódicamente (una vez por semana, cada 3 días, dependerá de tu dinamismo). Y por supuesto siempre estar revisando tu cabeza por nuevas “cosas” que puedas incorporar a tu lista.
Paso 5: Ejecutar
Y por supuesto, lo más importante: hacer. Aquí es cuando entra la metodología en acción nuevamente, ya que te ayuda a decidir qué realizar en el contexto adecuado.
Lo primero, debes considerar el contexto en el que te encuentras (trabajo, casa, universidad, etc.), por lo tanto, debes mirar sólo aquellas tareas que calzan con tu contexto en el momento que tengas el tiempo para realizar tareas.
Luego, debes considerar el tiempo disponible para realizar actividades (5 minutos, 1 hora, 2 horas). Nuevamente vuelves a mirar las tareas que puedas realizar en el tiempo disponible de que tengas, optimizando al máximo las actividades que puedas realizar.
Después, debes considerar la energía que tengas, mental y física, para realizar dichas actividades. No da lo mismo tratar de realizar una actividad que te requiere mucho esfuerzo mental si estás cansado, por lo cual debes considerar cuidadosamente este factor antes de decidir.
Por último, la intuición. Con ella deberás decidir qué tarea puedes realizar en el contexto que te encuentras, con el tiempo y energía disponible que tengas. Esta es una de las características que la metodología no es tajante, siempre tú serás el mejor juez.
Sin embargo, como las prioridades no existen en GTD, debes considerar los que Allen llama los 6 niveles del modelo de perspectiva, en donde define los ámbitos que satisfacen nuestra relación con el universo:
Tu propósito en la vida
La visión de tu futuro
Los objetivos de medio alcance
Tus áreas de responsabilidad
Tus proyectos actuales
Las acciones que tienes que hacer cada día
Cada nivel, según Allen, no debe intervenir con el nivel superior para lograr el éxito. De esta forma, no puedes realizar acciones que se interpongan en proyectos, proyectos que se interpongan en responsabilidad, responsabilidades que se interpongan en tus objetivos, objetivos que se interpongan en tu visión de futuro y tu visión en tu propósito en la vida.
Bueno, por mi parte, yo estoy comenzando a utilizar esta metodología y creo que tiene mucho futuro, ya que logra “descargar” mucho estrés del que tengo diariamente. Personalmente tengo muchas cosas e ideas de diferentes contextos y creo que será de gran ayuda aplicar esta metodología.
Desde ya les dejo saludos y por supuesto algunas referencias con las cuales pueden interiorizarse y desarrollar sus propias listas de cosas por hacer.
Saludos a todos.