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Consejos Para Una Mejor Gestión del Tiempo

Actualizado: 7 may 2021



¿No les ha ocurrido que la fecha de entrega de un proyecto, un producto o un trabajo se ve demasiado próxima y harías lo que fuera por conseguir algunas horas de tiempo adicional? Es en esos momentos cuando recuerdas cómo gastaste tiempo innecesariamente en actividades poco relevantes y prometes que para la próxima vez no te volverá a pasar. Si sigues estos consejos podrás tener ese tiempo adicional que tanto necesitas.


Uno de los primeros pasos que te sugieren al iniciar una capacitación para la gestión del tiempo es que registres cada una de las actividades que desarrollas diariamente. Cuando identificas actividades que realizas todos los días, las agrupas y las anotas al inicio de la lista pues son actividades que son realizadas periódicamente. Luego te piden identificar del resto de las actividades: aquellas que son esporádicas (no frecuentes) para que las dejes de lado y consideres aquellas que realizas semanalmente, quincenal y mensualmente. Así puedes tener un marco de referencia que se repite y te sirve como plantilla de planificación. En esta plantilla vas a ir agregando las demás actividades que van apareciendo y que debes realizar.


El segundo paso es agrupar las actividades por grupos que sean afines o similares entre sí, para intentar aprovechar al máximo tu tiempo. Utilizaré un ejemplo doméstico para ejemplificarlo. Si cocino 2 tazas de legumbres una vez por semana, me toma una cantidad de tiempo x cocinarlas. Pero, ¿que pasa si hago 4 tazas y congelo la mitad para la semana siguiente? He ahorrado tiempo y recursos (gas o electricidad de la cocina) y tengo la comida de un día de la próxima semana. En vez de hacerlas por separado, las agrupé.


A continuación, viene un ejercicio muy importante desarrollar la Matriz del Tiempo, una matriz con 4 cuadrantes como se ve en la imagen. Por un eje lo importante arriba y lo no importante abajo por el otro eje lo urgente a la izquierda y lo no urgente a la derecha.

El primer cuadrante corresponde a lo Importante y Urgente. En este cuadrante son aquellas actividades que tienes que realizar con prioridad sobre todo lo otro de tu agenda. Quienes siempre tienen actividades en este cuadrante son malos para planificar y las actividades que no han hecho en su momento, se convierten en "incendios". En el primer cuadrante solo son permitidas las actividades que surgen por fuerza mayor, es decir que no se pudieron anticipar.


En el segundo cuadrante, el de lo importante no urgente, están las actividades que son relevantes para el futuro de la organización (o persona) pero que no son urgentes de realizar, como lo sería preparar la planificación estratégica de la empresa, hacer los planes de acción futuros de la organización, etc.


El tercer cuadrante corresponde a lo no importante urgente. Son aquellas cosas que por el rótulo de urgentes toman control sobre lo importante no urgente y terminan consumiendo el tiempo que se debía ocupar en las actividades que van a significar el éxito en el futuro. Se recomienda delegar estas actividades y enfocarse en lo importante no urgente.


El cuarto cuadrante corresponde a actividades que no son importantes ni urgentes. Por ejemplo ahora en mayo, salir a comprar los regalos de Navidad, a menos que aproveche un evento de altos descuentos, que hace importante y urgente comprar ahora. De lo contrario lo puedo realizar dentro de los próximos seis meses sin afectar de manera alguna mis actividades. Se recomienda no considerar si no se dispone de tiempo para enfocarse en lo que es importante.


Luego de tener lista la matriz del tiempo, es importante confeccionar la carta Gantt. Esta herramienta de planificación relaciona actividades y tiempos de ejecución lo que permite hacer el seguimiento y controlar los avances de las actividades que debemos realizar.


Espero que estos consejos les ayuden a mejorar la gestión de este valioso recurso que no es renovable.

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2 Comments


Eddy W Charbonnier
Eddy W Charbonnier
May 07, 2021

Hola, buen dia, muchas gracias muy útil el articulo. Una sugerencia, el tipo de letra, en mi caso se me dificulta para leerlo. Gracias

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Luis Fernando del Río
Luis Fernando del Río
May 07, 2021
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Gracias, Eddy. Me alegro que te sirva. Fuiste el primero en leerlo. La ventaja de las 6 horas de más en Italia. Un abrazo

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